En las últimas semanas hemos recibido numerosas consultas en relación con la obligación de registrar el tiempo de trabajo, introducida, con carácter general para todos los trabajadores, en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Intentamos a continuación solventar las diferentes cuestiones que se pueden plantear a la hora de establecer el registro y control del tiempo de trabajo:
1 ¿Cuándo entra en vigor la obligación de registro?
Las empresas de transporte por carretera están obligadas a registrar el tiempo de trabajo de sus trabajadores móviles desde el 7 de agosto 2007.
En relación con el resto de trabajadores, la obligación genérica de llevar un registro del tiempo de trabajo entrará en vigor el próximo domingo, 12 de mayo. Tradicionalmente, el registro de las horas de trabajo se limitaba a los trabajadores con contrato a tiempo parcial (art. 12.4 ET), y a aquéllos que realizasen horas extraordinarias (art 35.5 ET).
2 ¿Existe algún modelo oficial o algún requisito de formato para el registro?
No existe ningún modelo oficial para llevar a cabo el citado registro, pero la norma prevé que la organización y la documentación del registro debe abordarse mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
Lo que sí exige la ley es que el registro debe ser diario, e incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
3 ¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
La normativa sectorial que prevé la obligación de registrar el tiempo de trabajo de los conductores establece que los registros habrán de conservarse durante al menos tres años. No obstante, la última reforma que ha incorporado dicha obligación con carácter general para todos los trabajadores ha previsto que sean cuatro años los que los registros hayan de conservarse, por lo que, entendemos, debemos hacer caso de este último plazo.
4 ¿Tengo que dar copia del registro a cada trabajador?
Solo cuando lo soliciten. La obligación que prevé la norma es que los registros deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, pero no que la empresa deba dar copia de los mismos mensualmente ni con ninguna otra periodicidad.
Por motivos de protección de datos, cada trabajador podrá tener acceso exclusivamente a sus datos, no a los demás trabajadores.
La Inspección de Trabajo va a exigir que el registro esté a su disposición en el centro de trabajo en tiempo real, por lo que no admitirá la presentación del mismo a posteriori y fuera de la visita del inspector.
5 ¿Es válido el tacógrafo a efectos de registro?
Sí vale el tacógrafo como registro del tiempo de trabajo de los conductores. Pero hay que tener en cuenta que a veces no se registran correctamente todas las actividades que realiza un conductor.
Es aconsejable en este caso, utilizar los registros del tacógrafo como ‘fuente’, entre otras posibles, de donde obtener la información para elaborar formalmente un registro del tiempo de trabajo de cada conductor; en este segundo documento, se ajustarán las horas de trabajo efectivo, interpretando correctamente las recogidas como “otros trabajos” y descartando el tiempo de presencia.
6 ¿Es necesario que los trabajadores firmen en el registro?
No resulta obligatorio aunque si resulta muy conveniente dado que la Inspección de Trabajo ha entendido que el sistema de registro debe garantizar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos, lo que quedaría avalado si los trabajadores firman en el registro con posterioridad a cada jornada de trabajo (o cuando sea materialmente posible).
7 ¿El registro debe incluir el tiempo de presencia de los conductores?
No. El registro es del tiempo de trabajo, exclusivamente. Ni la norma general ni la norma particular de nuestro sector establezcan otra cosa.
8 ¿Y qué ocurre si una empresa no lleva el registro?
El incumplimiento de la obligación de registro del tiempo de trabajo constituye una infracción grave según la LISOS, que puede ser sancionada desde 625 a 6.250 euros.
Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo
La Dirección General de Trabajo (Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social) ha editado una guía sobre el Registro de Jornada con la que se pretende facilitar la aplicación práctica de la norma. En ella se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.
Guía sobre el Registro de Jornada de Trabajo
Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo
Fuente CETM